MOTYS
Software für mobile Services
Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92369 Neumarkt
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Telefax: 09181 5198-200
Mail: info@auctores.de
Die FMC planen und bauen AG aus Frankfurt hat sich neben den Themen schlüsselfertiger Umbau und Mieterausbau auf die Instandhaltung von komplexen Immobilienobjekten spezialisiert. Zum Einsatz kommt dafür die Motys-Anwendung und Branchenlösung MPM Mobile Property Management: Mit Webportal für die Verwaltung und angeschlossener mobiler App lassen sich die umfangreichen Aufgaben zeitsparend und zugleich rechtssicher durchführen.
Im administrativen Webportal werden von FMC alle Objektdaten angelegt und gepflegt. Dazu gehören als Mandanten die Betreibergesellschaften der Liegenschaften, sämtliche Property Manager und sonstige Akteure wie Nachunternehmen, die für Wartungen zuständig sind.
MPM ermöglicht die Verknüpfung aller Daten. So lassen sich Prüfungen und Wartungen mitsamt Personalplanung komfortabel terminieren und bei Bedarf anpassen. Und MPM macht die erforderlichen Daten mobil – damit sind sie an dem Ort verfügbar, an dem sie benötigt werden und werden erfasst, wo sie entstehen: Alle Prüfungen können via MPM-App mobil durchgeführt werden – strukturiert und zugleich rechtssicher dokumentiert.
Zu jedem Objekt sind alle aufgezeichneten Begehungen, die Prüfungen der Verkehrssicherheit sowie ggf. erforderliche Schadensmeldungen im MPM-Webportal tagesaktuell hinterlegt.
Die FUCHS UmweltService GmbH mit Hauptsitz im oberpfälzischen Berching hat mit MOTYS ihre Auftragsverwaltung durchgängig digitalisiert. Das Unternehmen ist mit Monteuren und Serviceberatern in ganz Deutschland und dem angrenzenden Ausland tätig. Im Fokus stehen Generalinspektion, Inbetriebnahme und Wartung von abwassertechnischen Anlagen. Beide Nutzergruppen, Außendienst wie auch Innendienst, profitieren dabei von spezifisch angepassten Benutzeroberflächen.
Monteure haben per App die aktuelle Tages- und Wochenplanung, Kunden- und Routenhinweise inkl. interaktiver Routenplanung sowie Buchungsmöglichkeiten für verbrauchtes Material auf dem Tablet. Fahrt- und Arbeitszeiten, Wartungsberichte und Regiescheine werden vor Ort mobil erfasst. Unterstützt wird der Monteur bei der Eingabe durch vorgepflegte Anlagedaten.
Der Innendienst koordiniert die gesamte Auftrags- und Personaleinsatzplanung über die digitale Plantafel – regelmäßige Wartungsaufträge und einmalige Serviceaufträge werden einfach per Drag and Drop im Kalender des entsprechenden Technikers platziert. Motys unterstützt mit Planungsvorschlägen, automatisch erstellten Wartungsaufträgen und filterbarer Kartenansicht.
Ein integrierter Ersatzteileshop bietet Kunden die Möglichkeit, per Warenkorbsystem notwendige Ersatzteile selbst zu bestellen. Kunden können zudem mit der nötigen Berechtigung Daten zu den eigenen Anlagen und Aufträgen einsehen.
Mit rund 60 Einrichtungen im Rhein-Main-Gebiet ist der Evangelische Verein für Innere Mission in Nassau (EVIM) als diakonisches sozialwirtschaftliches Unternehmen breit aufgestellt. Das effiziente Immobilienmanagement seiner Wohnheime, Pflegeheime und Sozialeinrichtungen organisiert EVIM mit der Motys-Software und Branchenlösung MPM Mobile Property Management. Die Lösung spart nicht nur Zeit bei den Objektbegehungen vor Ort, sondern beschleunigt auch nachgelagerte Verwaltungsprozesse und liefert eine rechtssichere Dokumentation.
Pro Gebäude stehen bei EVIM rund 300 bis 1.000 Prüfpunkte an. Dazu gehören auch regelmäßige Wartungen und Verkehrssicherheitsprüfungen. Was früher in dicken Papierordnern vorgehalten wurde, ist jetzt smart über Checklisten in der App organsiert: Alle erforderlichen Daten sind vor Ort verfügbar, die Dokumentation zu allen Prüfpunkten wird direkt erfasst und bei Schadensmeldungen kann über das System sofort ein Auftrag dazu generiert werden.
Individuelle Software-Anpassungen haben sich bei EVIM aus der Vermietung von trägereigenem Wohnraum ergeben: So müssen bei Leerstand von Zimmern oder Wohnungen regelmäßig Vorsichtsmaßnahmen gegen Legionellenbefall des Trinkwassers durchgeführt werden. Dank mobiler App ein weiterer Prüfpunkt, der sich einfach per Mausklick aktivieren lässt und nach der Prüfung rechtssicher dokumentiert ist.
Anwendung findet das mobile Servicemanagement bereits bei einem mittelständischen, europaweit tätigen Unternehmen, das sich auf Aufzüge spezialisiert hat. Hier kommt ein System mit zwei individualisierten Nutzeroberflächen zur Anwendung. Ein Interface, gleichsam der „Back-End-Bereich“, wird für die Verwaltung der Aufträge und Arbeitszeiten am Firmensitz verwendet. Das zweite Interface bietet die App als „Front-End“ für den mobilen Benutzerkreis der Aufzugsmonteure. Per Tablet ist so die komplette Auftragsverwaltung während der Arbeitseinsätze stets verfügbar.
Die in einer Callcenter-Anwendung erfassten Aufträge werden aus dem ERP-System abgerufen und in der Motys Modul Plantafel angezeigt. Disponenten verteilen die Aufträge an die Monteure per Drag and Drop. Auctores realisierte hier eine effektive Unterstützung: Das Servicesystem liefert zu den einzelnen Arbeitsaufträgen Planungsvorschläge. Dabei erfolgt eine Routenplanung nach Optimierungsvorgaben. Der Monteur erhält mit der App seine komplette Tagesplanung mit Fahrzeit, Pausen, Arbeitszeit beim Kunden und Buchungsmöglichkeit zu verbrauchtem Material.
Die Zeit- und Materialdaten werden an das ERP-System zurückgeliefert und können sofort in die Abrechnung übergeben werden, die Arbeitszeiten gehen zusätzlich an das HR-System. Von dort werden die Dienstpläne der Monteure ausgelesen.
Audit-Systeme ermöglichen standardisierte Dokumentation und damit auch Auswertung und Optimierung. Auctores bietet im Bereich der Qualitätssicherung ein eigenes Online-Audit-System inklusive App an. Die Vorteile eines mobilen Audit-Systems: Daten können effizient vor Ort und ohne Medienbruch erfasst werden, inklusive Dokumentationsbelegen wie Fotos. Der gesamte Workflow ist zentral und transparent abgelegt – von der Dokumentation bis hin zur Eskalation. Fehler lösen automatisch unterschiedliche Eskalationsstufen aus, die mit definierten Benutzer- und Rechtestrukturen verknüpft sind.
Zum Einsatz kommen Audit-Systeme als Prüfungs-Tool, wenn es z. B. um Hygienestandards oder um Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz geht. Das einfach bedienbare Bewertungssystem vermeidet Eingabefehler und erfasst detaillierte, reproduzierbare und vergleichbare Informationen über den aktuellen Status eines Betriebes. Der Auditbericht dient als Schwachstellenanalyse, die automatisierte Auswertungsmöglichkeit führt zu Risikominimierung, Qualitätsoptimierung und zu Kostensenkung. Das webbasierte Audit-System von Auctores kann variabel an jede Anforderung angepasst werden.